Comment les informations arrivent chez nous

Les détails vous concernant entrent dans nos systèmes de plusieurs manières, selon le contexte de notre collaboration. Lorsque vous nous contactez via le formulaire présent sur alinoxera.sbs, nous recevons les éléments que vous avez choisi de partager : généralement un nom, une adresse électronique, parfois un numéro de téléphone. Ces informations nous permettent de répondre à votre demande initiale et d'engager une conversation sur votre projet.

Si nous entamons une relation commerciale, d'autres catégories d'informations peuvent émerger. Les détails de facturation — nom complet, adresse postale, informations nécessaires à l'émission de factures conformes à la réglementation française — deviennent nécessaires. Nous conservons également les échanges par courrier électronique, car ils contiennent souvent des précisions techniques sur vos besoins, des instructions sur le design souhaité, ou des validations d'étapes du projet. Cette correspondance constitue un historique qui protège les deux parties en cas de malentendu.

Certains projets nous amènent à accéder temporairement à des environnements techniques vous appartenant : hébergements web, comptes de gestion de domaine, plateformes de gestion de contenu. Dans ces cas, nous recevons des identifiants et mots de passe. Nous les utilisons uniquement pour accomplir les tâches convenues — mise en ligne d'un site, configuration d'un nom de domaine, installation de modules spécifiques — et les supprimons dès que l'intervention est terminée.

Réception automatique d'informations techniques

Votre navigateur transmet automatiquement certaines données lorsque vous consultez alinoxera.sbs : l'adresse IP utilisée, le type de navigateur, le système d'exploitation, l'heure de connexion. Ces éléments techniques sont enregistrés dans les journaux du serveur hébergeant notre site. Ils nous aident à maintenir la sécurité du site, à identifier d'éventuelles tentatives d'intrusion, et à résoudre des problèmes techniques. Ces journaux sont conservés pendant une durée limitée, puis automatiquement effacés.

Utilisation opérationnelle de vos détails

Chaque catégorie d'information sert un objectif précis. Les coordonnées que vous nous donnez permettent d'établir et de maintenir le contact tout au long du projet. Sans adresse électronique fonctionnelle, impossible de vous envoyer les maquettes pour validation, de vous informer de l'avancement, ou de résoudre rapidement un point bloquant. Le téléphone, lorsque vous le fournissez, sert principalement aux échanges urgents — un serveur qui ne répond plus juste avant le lancement d'une campagne marketing, par exemple.

Les informations de facturation remplissent une fonction administrative évidente : émettre des documents comptables conformes, suivre les paiements, gérer la relation contractuelle. La législation française impose de conserver ces éléments pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice comptable concerné. Nous ne pouvons pas réduire cette durée même si vous en faites la demande.

Les échanges par courrier électronique et les documents de projet — briefs créatifs, fichiers graphiques, spécifications techniques — constituent la mémoire du travail accompli. Ils nous permettent de comprendre l'évolution d'un projet, de reprendre le travail après une interruption, ou de justifier certains choix de conception si une question surgit des mois plus tard. Cette documentation interne protège aussi bien vous que nous.

• Répondre à vos demandes initiales et établir un premier contact
• Élaborer des devis personnalisés basés sur vos besoins exprimés
• Concevoir et développer les sites web ou pages d'atterrissage commandés
• Assurer le support technique pendant et après la livraison du projet
• Gérer la facturation et le suivi administratif de la relation commerciale
• Améliorer nos processus internes en analysant les demandes récurrentes

Nous n'utilisons pas vos informations pour vous envoyer des communications marketing non sollicitées. Si vous recevez occasionnellement des nouvelles de alinoxera — annonce d'un nouveau service, invitation à un événement professionnel que nous organisons ou auquel nous participons — c'est uniquement parce que vous êtes déjà client ou parce que vous avez explicitement accepté de recevoir ce type de communication lors de votre prise de contact initiale.

Circulation externe des informations

alinoxera ne vend pas vos données personnelles. Notre modèle économique repose sur la vente de services de conception web, pas sur la monétisation d'informations vous concernant. Cela dit, certaines situations exigent que des éléments vous concernant sortent de notre structure.

Nous travaillons avec un prestataire d'hébergement web qui stocke physiquement les données de notre site et de nos outils internes. Ce prestataire, basé en France et soumis au RGPD, accède techniquement aux informations hébergées sur ses serveurs, mais contractuellement il n'a pas le droit de les exploiter pour son propre compte. Il agit uniquement comme sous-traitant technique.

Notre expert-comptable reçoit les informations nécessaires à la tenue de notre comptabilité : factures émises, données clients indispensables à la déclaration fiscale. Il est soumis au secret professionnel et ne peut utiliser ces informations qu'aux fins comptables et fiscales prévues par la loi.

Si un projet nécessite l'intervention d'un spécialiste externe — photographe professionnel pour des visuels spécifiques, rédacteur pour du contenu optimisé SEO, développeur pour une fonctionnalité complexe — nous pouvons partager des détails sur votre projet avec ce collaborateur. Nous nous assurons toujours que ces professionnels comprennent leurs obligations de confidentialité. Dans la mesure du possible, nous vous informons avant de partager vos informations avec un tiers.

Transferts hors de l'Union européenne

Nous évitons autant que possible de faire sortir vos informations de l'espace européen. Cependant, certains outils que nous utilisons pour notre activité — services d'envoi d'emails, outils de gestion de projet — peuvent être hébergés partiellement en dehors de l'Union européenne. Lorsque c'est le cas, nous vérifions que des garanties appropriées sont en place : clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, certification sous des mécanismes reconnus de protection des données. Si vous souhaitez des détails sur les garanties spécifiques concernant un outil particulier, contactez-nous directement.

Vos capacités d'intervention sur les données

La réglementation européenne vous confère plusieurs prérogatives concernant les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez nous demander de vous communiquer une copie de l'ensemble des données vous concernant présentes dans nos systèmes. Cette demande d'accès peut prendre quelques jours à traiter, le temps de rassembler tous les éléments éparpillés dans différents outils et de les présenter de manière lisible.

Si vous constatez qu'une information est inexacte — une faute dans l'orthographe de votre nom, une ancienne adresse électronique toujours enregistrée — vous pouvez exiger sa correction. Nous procédons à la mise à jour dans un délai raisonnable. De même, si votre situation a changé et que certaines données ne sont plus pertinentes, vous pouvez demander leur mise à jour.

Dans certaines circonstances, vous pouvez obtenir l'effacement de vos données. Ce droit n'est pas absolu : nous ne pouvons pas supprimer des informations que la loi nous oblige à conserver, comme les données de facturation pendant leur période de conservation légale. Mais une fois cette période écoulée, ou si vous retirez un consentement qui était la seule base justifiant la conservation, nous procédons à l'effacement.

Le droit à la limitation du traitement vous permet de « geler » l'utilisation de certaines données le temps qu'une question soit résolue. Si vous contestez l'exactitude d'une information, vous pouvez demander que nous cessions de l'utiliser pendant que nous vérifions. Si vous vous opposez à un traitement mais que nous devons examiner si des motifs légitimes justifient de le maintenir, vos données sont temporairement mises de côté.

La portabilité des données vous donne le droit de récupérer dans un format structuré et couramment utilisé les informations que vous nous avez fournies directement, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat et qu'il est effectué par des moyens automatisés. Vous pouvez ensuite transmettre ces données à un autre prestataire de services. Concrètement, cela peut s'appliquer si vous souhaitez quitter alinoxera et confier un projet en cours à un autre prestataire.

• Consulter l'intégralité des données personnelles que nous conservons
• Corriger toute inexactitude dans les informations enregistrées
• Demander l'effacement de vos données lorsque la loi le permet
• Limiter temporairement l'utilisation de certaines informations
• Récupérer vos données dans un format réutilisable
• Vous opposer à certains usages spécifiques de vos informations

Comment exercer ces droits

Pour activer l'un de ces droits, envoyez-nous un courrier électronique à help@alinoxera.sbs en précisant clairement votre demande. Nous vous demanderons de prouver votre identité — généralement en nous fournissant une copie d'une pièce d'identité officielle — pour éviter qu'une personne malveillante accède à vos informations ou les modifie à votre insu. Nous répondons dans un délai d'un mois suivant la réception d'une demande complète. Si la requête est complexe ou si nous recevons plusieurs demandes simultanément, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, auquel cas nous vous en informons.

Si vous estimez que alinoxera ne respecte pas ses obligations en matière de protection des données, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), l'autorité de contrôle française en charge de ces questions. Nous préférons évidemment que vous nous contactiez d'abord pour que nous puissions résoudre le problème directement, mais cette option reste toujours ouverte.

Protection et durée de conservation

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les informations que vous nous confiez contre les accès non autorisés, les pertes accidentelles, ou les destructions malveillantes. Les données circulant entre votre navigateur et nos serveurs sont chiffrées via le protocole HTTPS. Les accès à nos systèmes internes sont protégés par des mots de passe robustes et, pour les outils les plus sensibles, par une authentification à deux facteurs.

Nous limitons l'accès aux données personnelles aux seuls membres de l'équipe alinoxera qui en ont besoin pour accomplir leur travail. Un développeur travaillant sur le code d'un site n'a pas besoin de consulter les informations de facturation des clients, par exemple. Cette segmentation réduit les risques en cas de compromission d'un compte utilisateur.

Des sauvegardes régulières sont effectuées pour prévenir la perte de données en cas de défaillance technique. Ces sauvegardes sont elles-mêmes protégées et stockées dans des emplacements distincts de nos serveurs principaux. Nous testons périodiquement notre capacité à restaurer ces sauvegardes.

Malgré tous nos efforts, aucun système n'est impénétrable. Le risque zéro n'existe pas. Si nous détections une violation de données susceptible d'entraîner un risque pour vos droits et libertés, nous vous en informerions rapidement et notifierions l'incident à la CNIL conformément à nos obligations légales.

Durées de conservation différenciées

La durée pendant laquelle nous conservons vos informations dépend de leur nature et de leur finalité. Les données de contact issues d'une simple demande de renseignement sans suite commerciale sont supprimées après trois ans d'inactivité. Si vous ne répondez plus à nos messages pendant cette période, nous considérons que vous n'êtes plus intéressé et effaçons vos coordonnées.

Pour les clients actifs, nous conservons les données de contact et les informations de projet pendant toute la durée de la relation commerciale, puis pendant trois ans supplémentaires après la dernière interaction significative. Cette période correspond au délai de prescription de droit commun et nous permet de répondre à d'éventuelles réclamations ou demandes de support ultérieures.

Les documents comptables et de facturation suivent les règles légales françaises : conservation pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. Nous ne pouvons pas réduire cette durée même si vous nous le demandez, car elle répond à une obligation légale qui s'impose à nous.

Les journaux techniques du serveur sont conservés treize mois maximum, durée qui répond aux exigences légales en matière de lutte contre la cybercriminalité tout en respectant le principe de minimisation des données.